売上があるのにお金が残らない理由、小規模事業者が財務で最初に見る数字

決算書だけでは安心できない

会社法上の計算書類にないお金の流れ

意外に思う人も多いのですが、株式会社の会社法上の計算書類として示されているのは、貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表の四つです。

つまり、毎年作る決算書だけを見ても、現金の増減そのものは見えにくい構造になっています。¹ 貸借対照表は、期末時点で会社にある資産、負債、純資産を示す書類です。損益計算書は、一定期間の収益と費用を比べて利益を示す書類です。

利益と入金のずれ

キャッシュ・フロー計算書は、一定期間のお金の流入と流出を見て、お金の増減を表示する書類です。日本公認会計士協会の解説でも、掛け売りでは現金が動かないため、キャッシュ・フローの増加として表示されない例が挙げられています。² ここが、小規模事業者の財務で最初につまずきやすいところです。請求書を出して売上が立っても、入金が翌月なら今月の支払いには使えません。

ここで大切なのは、決算書の役割を小さく見ることではありません。決算書は、外部への説明や税務申告、金融機関との対話に使う土台です。ただし、経営者が日々の判断に使うには、月次の粗利と資金繰りを加える必要があります。年に一度の決算だけで異変に気づくのでは、値上げや在庫調整のタイミングが遅れやすくなります。

売上より先に粗利を確認する理由

粗利は固定費を払う前の体力

損益計算書では、売上高から売上原価を差し引いたものが売上総利益であり、一般に粗利と呼ばれます。中小企業庁も、売上総利益は企業の基本的な収益力を示すと説明しています。³ 粗利を毎月確認すると、売上増と利益増が同じではないことに早く気づけます。

売上は入口の数字であり、経営に残る力を見るなら、粗利額と粗利率を先に確認します。例えば月商三百万円でも、粗利率が三十％なら粗利は九十万円、五十％なら百五十万円です。差は月六十万円、年にすると七百二十万円になります。これは単なる計算例ですが、値付け、仕入れ、在庫の扱いが一年でどれほど大きな差になるかを示しています。

ざっくり原価で失われる判断材料

粗利を見るときに注意したいのは、会計上の売上原価だけで終わらせないことです。小売なら仕入れ、送料、梱包資材、決済手数料、返品対応、在庫ロスまで、商品ごとの採算に影響する数字があります。会計処理上どの勘定科目に入るかは会社ごとに確認が必要ですが、管理上は商品別、取引先別、案件別に見ておくほうが判断しやすくなります。

原価計算基準でも、原価計算の目的には財務諸表の作成だけでなく、価格計算に必要な原価資料を提供すること、原価管理に必要な資料を提供することが含まれています。⁴

小規模事業者にとっての原価計算は、立派な資料を作るためではなく、売るほど苦しくなる商品を見つけるための道具です。この考え方は、製造業だけでなく、仕入れ販売やサービス業の採算確認にも応用できます。

例えば、売上額の大きい取引先が、実は返品対応や個別配送が多く、粗利をほとんど残していないことがあります。反対に、売上額は小さくても、標準作業で回せて粗利率が高い商品もあります。全体の損益だけを見ると見えない差が、商品別や案件別に粗利を出すと見えてきます。

ここまで分かれば、値上げ、販売停止、仕入れ先の見直し、配送条件の変更といった具体的な判断に変えられます。

固定費が利益を押し下げる仕組み

変動費と固定費の見分け方

粗利の次に見るのは固定費です。損益分岐点を考えるときは、費用を変動費と固定費に分けて見る必要があります。J-Net21では、変動費を売上に比例してかかる費用、固定費を売上に関わらず一定的にかかる費用と説明しています。⁵ この二つを分けるだけで、損益分岐点の見方が変わります。

変動費の代表は仕入れや原材料費、固定費の代表は家賃、正社員給与、リース料、基本料金などです。もちろん、実際の費用には中間的なものもあります。水道光熱費や外注費は、事業内容によって変動費にも固定費にも近づきます。大切なのは、厳密な分類で悩み続けることではなく、売上が下がってもすぐ減らない費用を見えるようにすることです。

売上が少し下がったときの試算

簡単な試算で考えてみます。売上五千万円、変動費千五百万円、固定費三千万円の店なら、利益は五百万円です。売上が十％下がって四千五百万円になり、変動費率が同じなら変動費は千三百五十万円、粗利は三千百五十万円です。

ここで固定費三千万円が変わらなければ、利益は百五十万円まで下がります。売上は十％減っただけでも、利益は七十％減る計算です。固定費は利益の振れ幅を大きくする数字です。売上を増やす努力は大切ですが、固定費の水準を知らないまま売上目標だけを追うと、少しの売上減で資金繰りが急に苦しくなります。

値引きにも同じ注意が必要です。固定費が重い会社ほど、売上を守るための値引きが利益をさらに削ります。値引きで販売数が増えても、粗利額が固定費を上回らなければ資金は残りません。キャンペーンや紹介料を使うときは、売上高ではなく、値引き後の粗利で固定費を払えているかを見ることが大切です。

利益とキャッシュを分けて読む方法

減価償却で起きる見え方の差

利益とキャッシュがずれる理由は、売掛金だけではありません。設備や車両などの減価償却資産は、取得した時に全額が必要経費になるのではなく、使用可能期間にわたり分割して必要経費にしていく仕組みです。国税庁は、減価償却を取得金額を一定の方法で各年分の必要経費として配分する手続きと説明しています。⁶

例えば、店舗設備に大きなお金を払った場合、通帳からは一度に現金が出ます。一方、会計上の費用は耐用年数に応じて分かれていきます。利益だけを見ると大きな支出の痛みが薄く見え、通帳だけを見ると会計上の利益が見えにくくなります。だからこそ、利益は成果の見方、キャッシュは生存の見方として分けて読む必要があります。

資金繰りで先に見る入出金

資金繰りを見るときは、難しい分析から始めなくて構いません。今月の入金予定、仕入れや外注費の支払い予定、人件費、家賃、税金、社会保険料、借入金返済を並べるだけでも、見え方は大きく変わります。特に借入金の元本返済は、損益計算書の費用としては見えにくい一方で、現金は確実に出ていきます。

在庫と売掛金も、現金を止めやすい数字です。売れていない在庫が増えると、仕入れに払ったお金が商品棚に残ったままになります。売掛金が増えると、売上は増えているように見えても、回収前のお金が増えている状態になります。

粗利が出ているのに通帳が苦しいときは、損益計算書だけでなく、在庫、売掛金、買掛金、借入返済の動きを合わせて確認します。

資金繰り表は、将来の不安を正確に当てるための表ではありません。早めに危ない月を見つけ、価格改定、支払条件の見直し、借入の相談、在庫の調整を前倒しで考えるための表です。利益が出ているかどうかと、来月払えるかどうかを同じものとして扱わないことが、財務の読み方の第一歩になります。

月次で確認したい経営者の数字

最初に並べる五つの数字

小規模事業者が最初から高度な会計体制を作る必要はありません。中小会計要領は、経理人員が少なく、高度な会計処理に対応できる十分な体制を持っていない中小企業の実態を踏まえて作られた会計ルールです。⁷ 完璧な資料より、毎月同じ基準で見続けられる資料のほうが、経営判断には使いやすいです。

まずは、次の五つを月次で並べます。

• 売上高
• 粗利額と粗利率
• 固定費
• 営業利益
• 現預金残高と翌月の入出金予定

この五つがあれば、売上が足りないのか、原価が重いのか、固定費が高いのか、入金のタイミングが悪いのかを分けて考えられます。経営者が最低限押さえるべき数字とは、たくさんの指標を暗記することではありません。次の打ち手を選ぶための数字を、毎月同じ順番で見ることです。

数字を早く見るためには、最初から完璧な部門別会計を目指さないことも大切です。まずは売上を商品群や取引先の三つから五つ程度に分け、原価も同じ区分でざっくり合わせます。

精度が八割でも、毎月同じ方法で見れば変化は追えますし、慣れてから配送費や人件費の配分を少しずつ細かくしていけば十分です。この進め方なら、会計に詳しくない人でも前月との差を見つけやすくなります。

数字を次の打ち手に変える問い

月次確認は、締め日から早い段階で終えるほど役立ちます。三か月前の数字を見ても、値付けや仕入れの判断は遅れがちです。最初は会計ソフトの数字が完全に締まっていなくても、売上、主要原価、固定費、現預金だけを先に仮集計します。細かな修正は後から行い、経営判断に使う数字を早く見るほうを優先します。

最後に、数字を見たあとに問いを置きます。粗利率が下がっているなら、仕入れ値、値引き、送料、返品、在庫ロスのどこが変わったのか。固定費が増えているなら、その費用は売上や品質を支えているのか。現金が減っているなら、利益の問題なのか、入金条件の問題なのか、投資や返済の問題なのかを分けて考えます。

また、数字は会計担当者や税理士だけのものにしないほうがよいです。経営者が毎月見る欄を決めておくと、専門家への質問も具体的になります。例えば、粗利率が落ちた月に、どの商品で落ちたのか、在庫評価の影響なのか、値引きなのかを聞けます。数字を読む力は、専門家の仕事を奪うものではなく、相談の質を上げるものです。

財務と会計は、過去の結果をきれいにまとめるためだけのものではありません。小規模事業者にとっては、今日の価格、今月の仕入れ、来月の支払いを決めるための材料です。

売上、利益、キャッシュを一つの数字として見ず、粗利、固定費、キャッシュの順にほどくと、赤字になりにくい経営の土台が作りやすくなります。この順番を決めておくと、売上を増やすべき月と、原価や在庫を見直すべき月を混同しにくくなり、小さな変化でも三か月続けば大きな差になります。

出典・参考資料

1. 「決算書って、何ですか？」中小企業庁 ↩

2. 「キャッシュ・フロー計算書」日本公認会計士協会 ↩

3. 「損益計算書って、何ですか？」中小企業庁 ↩

4. 「企業会計審議会 原価計算基準」企業会計基準委員会 ↩

5. 「損益分岐点を使った目標売上高」J-Net21 ↩

6. 「No.2100 減価償却のあらまし」国税庁 ↩

7. 「中小会計要領について」中小企業庁 ↩