ツールを増やすほど遅くなる、生産性向上のデジタル化はシステム設計から

なぜツールを増やしても仕事が速くならないのか？

タスクを切り替えるたびに集中が削られる

仕事が遅くなる原因は、作業量よりも切り替え回数にあります。タスクAからタスクBに移っても、頭の中にタスクAの考えが残り、次の作業に集中しにくくなる現象が報告されています。これが注意の残り（attention residue）です。¹

例えば、提案書を書いている途中にチャットの返信を挟むと、戻ったときに文章の筋を思い出す時間が発生します。ツールを増やすほど通知も画面も増え、切り替えは増えやすい。従って、最初にやるべきは切り替えを減らす設計です。通知を止めるだけでなく、連絡の入口を一つに集約すると管理が楽になります。

仕事を二つに分けると、デジタル化の優先順位が決まる

ここで役立つのが、仕事をざっくり二種類に分ける考え方です。ひとつは、提案の筋を作る、設計する、判断するなどの考える仕事。もうひとつは、転記、確認、仕分け、共有などの繰り返す仕事です。

考える仕事は、集中が途切れた瞬間に品質が落ちやすいので、時間帯と環境で守ります。繰り返す仕事は、ルールと例外を決めたうえで、できるだけシステムに任せます。ここまで分けると、何を先にデジタル化すべきかが見えます。迷う場合は、1週間の作業を並べ、どちらに近いかを一度仕分けします。

もう一つのコツは、切り替えの回数を前提にスケジュールを組むことです。午前は資料作成だけ、午後は連絡と処理だけ、と時間帯で役割を分けると、通知に振り回されにくくなります。ツールの通知設定を整えることも、システム設計の一部です。連絡はまとめて返す、と決めるだけでも集中が戻りやすくなります。

朝の2時間を守るには、前日の5分で差がつく

朝が正解とは限らないが、集中できる時間帯は必ず作れる

X投稿でも、朝にAIツール検証やワークフロー設計を入れると進む、という話がありました。再現性の鍵は朝かどうかではなく、自分の認知が上がる時間帯に思考作業を置くことです。

認知機能には、体内時計や睡眠の影響による日内変動があり、得意な時間帯は個人差が大きいと整理されています。いわゆる朝型、夜型といったクロノタイプ（chronotype）と時間帯の相性で、成績が変わることも示唆されています。² 朝が苦手なら、午前の後半や夕方など、集中できる時間帯を先に見つけるほうが現実的です。見つけた時間帯は、会議を入れない時間として先に確保します。

前夜に迷いを減らすと、朝の着手が速くなる

集中時間を確保しても、着手が遅いと効果は薄れます。前日に5分だけ使い、翌日の作業を並べ替えておくと、朝に迷う時間が減ります。特に、最初に手を付ける作業が決まっていると、始めるまでの抵抗が下がります。カレンダーとToDoを一度見比べ、入れ替えるだけで十分です。

ここで大事なのは、予定を詰め込むことではありません。最重要タスクを一つだけ決めることです。未完了の用事が頭に残りやすいなら、終わりの条件を小さく区切り、まず区切りまで到達させるほうが、集中が戻りやすくなります。¹

ルーティンはAIとワークフローで手放す

AIに任せる前に、入力と出力の形をそろえる

ルーティンをAIに渡すとき、最初にやるべきはプロンプトの工夫ではありません。入力の形式と、欲しい出力の形式を固定することです。例えば、問い合わせ対応なら、質問の分類ラベル、回答のテンプレート、参照すべき社内資料の場所を決めます。

形が決まると、AIは下書き作成や分類、要約といった役割を担いやすくなります。例えば、受信した依頼メールを要約し、必要な追加確認だけを箇条書きにし、返信文をテンプレートに沿って下書きする。ここまでを自動で行い、人は最終確認と例外判断に集中する、という分担は作りやすいです。機密情報を扱う場合は、入力に含めない項目を決め、共有範囲を絞ります。

一方で、最終判断までAIに任せると事故が起きやすい。人が責任を持つのは、ルールと例外処理です。AIの出力はもっともらしく見えても誤りが混ざるため、外部に出す前の確認手順を決めます。ここを曖昧にしたまま自動化すると、後工程の確認が増え、結局遅くなります。

紙が残るところは、電子署名と保存ルールから逆算する

紙の原因は、紙が好きだからではなく、署名や保存の要件が絡むからです。日本では、一定の要件を満たす電子署名が付された電子文書は、本人の意思に基づき作成されたものと推定される、と整理されています。³ ただし契約実務は個別事情が大きいため、最終的には取引先要件と社内規程を確認する必要があります。

また、領収書や請求書の扱いは、電子帳簿保存法の枠組みで考えると整理しやすいです。国税庁の資料では、帳簿や書類を電子データで保存する制度がいくつかに区分され、電子取引でやり取りしたデータは保存が必要だと説明されています。⁴ 加えて、改正によりタイムスタンプ要件などが緩和された点も示されています。⁵ デジタル化は、便利そうなツールから入るより、守るべき要件から逆算したほうが手戻りが減ります。

クラウドストレージだけで十分か？DAMと作業場の違い

DAMは素材の置き場ではなく、検索と権限を前提にした管理の仕組み

Google DriveやOneDriveのようなクラウドストレージは、共有と保管に強い一方で、素材の版管理や利用ルール、探しやすさを作り込むには限界があります。素材が増え、関係者が増えるほど、どれが最新版か、使ってよいか、が分からなくなります。フォルダ階層が深くなるほど、検索より勘に頼る作業が増えます。

例えば、ロゴ画像や製品写真が部署ごとに複製され、古い画像が提案書に混ざる。修正指示はチャットに散らばり、誰が承認したかが残らない。こうした混乱は、担当者の注意不足というより、置き場に業務の流れを載せていないことが原因です。承認済みの素材に印が付かないと、確認のやり取りが増え、制作以外の時間が膨らみます。

そこで候補になるのがDAM（デジタル資産管理、Digital Asset Management）です。Gartnerは、DAMをテキストや画像、動画、音声などのリッチメディアを保存、管理し、提供する仕組みとして定義しています。⁶ 実務目線では、メタデータや権限、承認フローを含めて、素材のライフサイクルを管理するシステム、と捉えると分かりやすいです。

現場では、クラウドストレージとDAMを併用する形が多いです。作業途中のファイルは共有ドライブに置き、社外に出す最終版や公式素材はDAMに集約する。こうすると、置き場の役割が分かれ、最新版の取り違えが起きにくくなります。公式素材の入口を一本化することで、問い合わせ対応も減ります。

Prismに見る、ファイル置き場から作業場への流れ

最近は、ファイルを置く場所ではなく、作業が完結する場所へシステムが移っていく流れもあります。OpenAIは、研究者向けにLaTeXネイティブのクラウド作業環境Prismを発表し、共同編集やバージョン衝突の問題を減らすことを掲げています。⁷ これは研究分野の話ですが、構造は一般の業務にも似ています。

共有フォルダは、置き場としては便利です。しかし、レビュー、承認、差し戻し、参照関係の管理まで求めると、会話とファイルが分断されやすい。Frontifyの解説でも、クラウドストレージとDAMは用途が異なり、資産量や関係者が増えるとDAMが適する、という整理がされています。⁸ 重要なのは、ファイルを集めることではなく、作業の流れを一つの場所で完結させられるかどうかです。

何から始めればいい？小さく始めるデジタル化の手順

まず一つの業務だけ、入口と出口を決める

デジタル化で失敗しやすいのは、全社で一気に変えようとすることです。最初は、頻度が高く、例外が少ない業務を一つだけ選びます。次に、その業務の入口と出口を固定し、関係者とルールを言葉にします。入口は、メールよりフォームのほうが形式をそろえやすいです。

実務で進めやすい順番は次の通りです。

現状の手順を書き出し、手作業の箇所に印を付ける
入力の形式をそろえ、出力のテンプレートを作る
保管場所と権限のルールを決め、探し方を統一する
小さく運用し、詰まる箇所だけ直す

この順番なら、ツールは最小限で済みます。加えて、最初に測る数字を一つだけ決めると、改善が続きます。例えば、申請が承認されるまでの時間、探し物に使った時間、差し戻し回数などです。どれか一つを選び、導入前後で比べれば、数字が小さくても傾向が見え、次の改善点が決まります。

なお、例外だらけの業務から着手すると、運用が複雑になり、システム化が止まります。最初は、8割が同じ流れで処理できる業務を選ぶほうが安全です。運用が安定したら、例外が多い業務にも広げます。例外は別の箱に集め、後でまとめて設計します。

仕組みが定着しない原因は、運用の役割が空席なこと

紙のメモを減らしたいなら、いきなり全社のペーパーレスを掲げるより、会議メモだけをデジタルに集約するほうが早いです。電子ペーパー端末のBOOX Note Air4 Cのように、紙に近い書き味を保ちつつ、Androidアプリを使える機器もあります。⁹ 重要なのは機器そのものではなく、メモが共有と検索に乗る状態を作ることです。

最後に、デジタル化が止まりやすい落とし穴を一つだけ挙げます。ツールを入れても、運用の役割が決まっていないと、例外対応が滞り、元のやり方に戻ります。特に、権限や命名ルールが曖昧だと、検索性が落ち、探し物が増えてしまいます。週に一度でも見直しの場を作ると、崩れにくくなります。

担当者を固定できない場合は、最低限、次の三つだけを決めると現実的です。変更ルール、問い合わせ先、例外の扱いです。この三つが決まると、考える仕事の時間を守りながら、繰り返す仕事を少しずつシステムに渡せます。明日からの一歩として、まずは一つの業務を選び、入口と出口を言葉にしてみてください。