テレワーク導入で生産性向上を狙うなら、監視より先に決めること

フルリモートは本当に生産性が落ちるのか？

平均では差が出る、特にフルリモートが不利になりやすい

リモートワークの生産性は、同じリモートでも方式で変わります。研究の整理では、フルリモートは対面に比べて平均で生産性が10〜20%ほど低い一方、ハイブリッドは概ね横ばいか、わずかにプラスと関連づけられています。¹この事実だけを見ると、フルリモートはやめた方がよいと思うかもしれません。けれどここで押さえたいのは、平均の数字だけで自社の可否を決めないことです。職種、仕事内容、評価の仕方、在宅環境で結果は変わります。

不安が強い場合は、最初からフルリモートに振り切らず、ハイブリッドから始める選択もあります。対面の機会を残しつつ、在宅の集中時間も確保できます。例えば新人が多いチームだけ出社日を多めにするなど、仕事に合わせて調整できます。

場所ではなく、集中と学習が途切れる設計を直す

フルリモートが不利になりやすい要因として、遠隔での意思疎通の難しさ、指導や学習の機会が減りやすいこと、文化づくりの難しさ、自己管理の負荷などが挙げられます。¹つまり争点は、在宅か出社かではありません。集中できる時間を守り、学びが止まらないように運用を組むことが核心です。方式の違いを理解したうえで、自社の仕事に合う形を選ぶ必要があります。

ここまでで、テレワークは設計次第だと分かりました。次に、その設計の出発点になる生産性の測り方を固めます。

生産性は何で測ればいいのか？

入力ではなく、成果を一文で言える状態にする

テレワークになると、ログや在席時間のような入力に目が行きがちです。けれど入力を追いかけても、仕事の成果が増えるとは限りません。まず決めるべきなのは、その職種の成果を一文で説明できる状態です。例えば営業なら受注と商談の質、問い合わせ対応なら解決件数と満足度、経理なら締め処理の期限とミスの少なさなど、評価したい成果は職種で違います。入力より成果を先に定義すると、上司と部下の認識がそろい、余計な疑いが減ります。最初は1人あたり2〜3個に絞ると運用しやすくなります。

成果の定義は、成果物だけでなく条件も含めます。例えば見積書作成なら、必要項目がそろい、承認者が判断できる状態までを完了と決めます。期限、品質、再現性、関係者への共有まで含めて期待値をそろえると、テレワークでも評価がぶれにくくなります。

成果指標を決めると、監視より先にマネジメントが整う

よくあるすれ違いは、テレワーク中のログを見てサボりを疑い、テレワーク全体が悪いと結論づけてしまうことです。ここで確認したいのは、ログではなく、締切や品質の約束が守られているか、顧客対応の遅れが出ていないかです。もし成果が出ていないなら、出社でも在宅でも、期待値の再確認と業務改善が必要です。改善が進まない場合は、教育や配置の見直しまで含めて扱います。

成果指標がない状態でテレワークを始めると、管理側は不安になり、社員側は疑われていると感じやすくなります。ここで監視ツールを入れても、根本は解決しません。成果の定義が先にあると、上司が確認すべき点が明確になります。数字で測れる部分は数字で、数字にしにくい部分は成果物のレビューや顧客の反応で確認します。目標と成果指標（OKR）のように、目指す状態と到達度をセットで扱う方法も有効です。個人だけでなく、チームの詰まりを測る指標も合わせると、遠隔でも支援がしやすくなります。

次は、成果を測れる前提で、日々の働き方をどう整えるかです。会議と育成のルールが、遠隔では特に差になります。

テレワークの運用ルールで生産性を上げる

会議と連絡のルールで集中時間を守る

リモートでは連絡の回数が増えやすく、会議も増えがちです。その結果、まとまった作業時間が削られやすいことが指摘されています。²
そこで重要なのは、集中できる時間を組織として守ることです。例えば次のようなルールは、コストをかけずに始められます。

• 会議は目的とゴールを1行で書いてから招集する
• 会議時間は25分か50分を基本にし、延長を前提にしない
• 連絡は即レス前提にせず、対応目安の時間帯を決める
• 共有は口頭より文章を基本にし、同じ説明を繰り返さない

会議を減らすのが目的ではありません。会議の質を上げ、作業の質も上げるのが狙いです。会議の目的が明確になると、参加者が絞られ、資料の準備も必要最低限になります。その分だけ作業の集中が戻ってきます。

もう一つ効果が大きいのが、決定事項を残すことです。口頭で決めたつもりでも、遠隔だと解釈がずれやすくなります。決めたこと、担当、期限を短く文章にして共有すると、後から確認でき、同じ質問が減ります。毎朝の立ち話がなくなる分、要点の文章化が生産性の土台になります。

1対1の面談と育成は、意識して仕組みにする

もう一つ見落としがちなのが育成です。フルリモートでは上司からのコーチングや1対1の会話が減りやすいという分析があります。²
遠隔での育成は、善意だけに頼ると途切れます。週1回の1対1の面談（1on1）を固定枠にする、新人や異動者には出社日を増やして隣で仕事を見せる、メンター役を決めて相談先を一本化するなど、仕組みに落とすと安定します。

通勤がなくなると時間に余裕が出ますが、仕事の終わりが曖昧になりやすい面もあります。集中と休息の切り替えを意識して、終業時刻の扱い、休憩の取り方、チャットの返信時間帯なども運用ルールに含めると、長時間労働の予防になります。浮いた時間を学習や家事、育児に回せるのは大きな利点です。

運用ルールは、テレワークをする人だけに向けたものではありません。出社する人の仕事が偏らないように役割分担を見直し、紙や押印が前提の手順が残っていないかも点検すると、全体の生産性が上がりやすくなります。³

ここまでが運用側の設計です。次は、運用を支える規程側です。規程が曖昧だと、トラブルが起きてから手戻りが大きくなります。

就業規則と社内規程はどこを押さえるべきか？

労働時間と中抜けは、曖昧さを残さない

テレワークは自由度が上がる一方、労働時間の扱いが曖昧になりやすい働き方です。厚生労働省のガイドラインでも、導入目的や対象範囲だけでなく、費用負担、労働時間管理の方法、中抜け時間の扱い、緊急時の連絡方法などを事前に話し合い、ルール化する重要性が示されています。³
例えば中抜けを認めるなら、申請方法、記録の仕方、残業の考え方までセットで決めます。夜のメッセージが常態化すると長時間労働にもなり得るので、時間外の連絡の扱いも決めておくと安心です。

就業規則に全部を書こうとすると複雑になります。基本方針は就業規則や規程に置き、具体的な運用は手順書やチームのルールに分けておくと、現場の改善が止まりにくくなります。見直しの頻度と変更の手順も決めておくと、ルールが陳腐化しにくくなります。

費用とセキュリティは、後回しにすると揉めやすい

在宅勤務では通信費や備品の扱いが話題になりやすく、情報漏えいの不安も増えます。まずは社内規程で、最低限の取り決めを作っておくのが現実的です。
規程に入れておくとトラブルが減りやすい項目は、例えば次のとおりです。

• 会社が貸与する機器と、個人所有機器の使用可否
• 自宅のネットワークや画面の覗き見対策など、守るべき最低条件
• 資料の持ち出し、印刷、廃棄のルール
• 通信費や備品の負担範囲と申請手順
• 困ったときの相談先と、事故が起きたときの連絡手順

情報セキュリティは高度な仕組みだけが答えではありません。IPAも、組織が定めた規程やルールを理解して従うこと、迷ったら自己判断せず相談することを注意点として挙げています。⁴ 決めたルールを周知し、守れる形にすることが重要です。

最後に、監視に頼りすぎずに導入を前に進めるやり方をまとめます。制度を一気に完成させようとすると、かえって止まりやすくなります。

監視に頼らずテレワーク導入を進める手順

小さく始めて、指標とルールを磨く

いきなり全社展開すると、例外だらけで混乱します。まずは対象業務を絞り、試行期間を置くのが安全です。その間は、成果指標の変化と、働きやすさの実感を両方集めます。試行の終わりに続けるか戻すかを判断する日程も、最初に入れておきます。
例えば、試行開始前に今の平均的な処理時間ややり直しの回数を記録し、試行後に同じ物差しで比べます。加えて、会議の時間、問い合わせの詰まり、上司のレビュー待ちなど、詰まりやすい場所をメモに残しておくと改善点が見えます。週1回の短い振り返りを入れると、ルールが現場に定着しやすくなります。

ハイブリッドを試す場合、対面日をチームでそろえ、相談、レビュー、研修など対面の価値が出る用途にあてると機能しやすくなります。中国の企業で行われた偶然に近い形でのグループ分けによる実験では、週2日の在宅を含むハイブリッドが、離職を約3分の1減らしつつ、評価や成果を悪化させなかったと報告されています。⁵ 生産性と定着を同時に見て、合意を作ると導入が進みます。

例外として監査ログが必要な場面もある

もちろん例外もあります。個人情報や機密情報を扱う仕事では、監査のためにアクセスログが必要になることがあります。ここで大切なのは、監視の目的を人の取り締まりにしないことです。
ログを使うなら、目的、対象、保管期間、閲覧できる人、本人への説明を決めます。必要な統制を確保しながら、成果に集中できる環境を作れます。

テレワーク導入で生産性向上を目指すなら、第一に成果を測る言葉を決め、第二に会議と育成の運用ルールを整え、第三に就業規則と社内規程で曖昧さを消すことが近道です。社内の不安が強いときほど、成果とルールを言語化してから始めると進めやすくなります。必要ならハイブリッドから段階的に広げてください。監視は最後の手段として位置づけ、まずは設計で改善を積み上げてみてください。

出典・参考資料

1. フルリモートは平均で10〜20%の生産性低下、ハイブリッドは概ね横ばいとする研究整理。Barrero, Bloom, Davis, The Evolution of Working from Home（SIEPR Working Paper, 2023年7月） ↩

2. 1万人超のIT専門職で、在宅移行後に調整コストや会議が増え、集中時間やコーチングが減ったと分析。Gibbs, Mengel, Siemroth, Work from Home & Productivity（BFI Working Paper No.2021-56, 2021年7月） ↩

3. テレワーク導入にあたり、導入目的や対象、費用負担、労働時間管理、中抜け、連絡方法等を労使で十分に話し合いルール化すること、また押印や紙の手順など既存業務の見直しが重要と示す。テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン（厚生労働省） ↩

4. テレワーク時の注意点として、所属先の規程やルールに従うこと、迷ったら自己判断せず相談することを示す。テレワークを行う際のセキュリティ上の注意事項（IPA 独立行政法人 情報処理推進機構, 2021年7月20日最終更新） ↩

5. 1,612人の実験で、週2日在宅のハイブリッドが離職率を約3分の1低下させ、パフォーマンス指標に悪影響が見られなかったと報告。Bloom, Han, Liang, Hybrid working from home improves retention without damaging performance（Nature, 2024年6月12日公開） ↩