補助金フラッシュ 士業編集部法規制やコンプライアンス対応、工程変更のたびに増える4M書類、不良が出れば是正報告などが重なると、現場を支える中間管理職ほど苦しくなります。
猶予期間が終わった今は、残業で吸収する運用が通りにくくなりました。ポイントは、残業を減らす前に、残業の数え方と書類の作り方を揃えることです。読み終える頃には、何を優先して直せばよいかの判断材料が揃いますので、自社の状況に当てはめながら読み進めてください。
猶予が終わって何が変わったのか？ まず残業コストを見直す
月60時間超の割増が、中小企業でも50%になった
中小企業では長く、月60時間を超える時間外労働の割増賃金が軽いまま残っていました。ところが2023年4月1日以降は、月60時間を超えた部分に50%以上の割増賃金が必要です1。
残業が月70時間なら、超過10時間分だけ割増が跳ね上がります。経営側から見ると人件費が増え、現場側から見ると残業を頼みづらくなる。猶予終了後に起きる変化は、ここが一番分かりやすいです。
もう1つ、誤解しやすい点があります。月60時間のカウントは法定時間外労働が対象で、法定休日労働は含めません1。現場の集計が所定外労働ベースになっていると、同じ人でも数字がずれて、賃金の計算と管理の会話が噛み合わなくなります。
上限規制は36協定があっても超えられない
時間外労働の上限は、原則として月45時間、年360時間です2。臨時の事情があり特別条項付きの36協定（労使で結ぶ時間外労働の取り決め）を結んでも、年720時間以内、複数月平均80時間以内、月100時間未満などの制約が残ります32。
上限に近い運用をしている会社ほど、月末の集計で帳尻を合わせる作業が増えます。ここで必要なのは、根性ではなく上限を守れる前提で工程と間接業務を組み直すことです。
特に注意したいのは、条件の中に休日労働を含む条件と含まない条件が混ざっている点です32。例えば、時間外労働だけで見れば問題がなくても、休日出勤が重なると月100時間未満の条件に近づきます。数字が近い会社ほど、基準がどの数字なのかを先に言葉にして共有した方が、月末の揉め事が減ります。
なお、上限規制に違反した場合は罰則の対象になり得ます4。安全側に振ったつもりでも、計算方法や対象の取り違えで超過するケースがあるため、最初に数字の定義を揃える価値が出ます。
残業を測るルールがズレると、管理も賃金も崩れる
所定労働時間と法定労働時間は別物
現場では、所定労働時間（例：1日7.5時間）を超えたら残業として管理する会社もあります。これは社内管理としては分かりやすい一方で、法律が基準にするのは法定労働時間（原則として1日8時間、週40時間）を超えた法定外労働時間です3。
厚生労働省の解説資料でも、法違反の判断は所定外ではなく法定外の超過時間で見る点が明記されています3。ここが混ざると、勤怠集計、賃金計算、36協定の管理が別々の数字になり、確認と修正で時間を吸われます。
例えば、所定7.5時間の会社で、毎日8時間働く人がいたとします。社内集計では毎日0.5時間の所定外が積み上がりますが、法定外は原則0です。逆に繁忙期に9時間になれば、社内では1.5時間、法定外は1時間です。数字の土台が違う以上、同じ画面で語ろうとすると、どこかで破綻します。
元スレッドにもあるように、所定7.5時間超で社内の残業を管理する運用は、早めに負荷を検知できるという意味では有効です。大事なのは、社内アラート用の数字なのか、法令判定用の数字なのかを分けて扱うことです。二段階の管理に切り替えるだけで、説明と修正の往復が減ります。
36協定の42時間は、制度の組み合わせで出てくる
元スレッドでは、36協定を月42時間で結んでいる例が出てきました。労働基準法第36条では、限度時間の原則は月45時間、年360時間ですが、一定の場合に月42時間、年320時間の規定もあります4。
42時間という数字は、単に安全側に寄せた社内ルールとは限りません。変形労働時間制など、労働時間制度の設計によって限度時間そのものが変わることがあるからです。
ここでの実務のコツは、議論を勤怠システムの設定に落とすことです。法定外の集計軸を固定し、そこから所定外の管理軸を重ねる。この順序にすると、賃金計算と36協定の管理が先に安定します。
また、特別条項の時間を78時間のように少し低めに置く運用も見かけます。狙いは、複数月平均80時間などの条件に余裕を持たせることですが32、余裕があるように見えても休日労働が入ると一気に条件を満たせなくなることがあります。数字を置く前に、休日出勤の見込みを含めた設計になっているかを確認した方が安全です。
書類地獄を減らすには、工程の変更点を先に揃える
4M変更と是正報告は、同じところで詰まりやすい
製造業の書類は、4M（人、設備、材料、方法）の変更管理や不良の是正報告など、筋の良い目的があります。問題は、目的が正しくても、入力や承認のやり方が部署ごとに違うと、同じ情報を何度も書き直す状態になりやすい点です。
工程変更は、品質、設備保全、調達、安全衛生など関係者が多く、追加確認が連鎖します。さらに、法令対応や取引先監査が絡むと、証跡（後で説明できる根拠）を残す必要も出ます。書類が増えるほど、残業を減らす話が現場の反発につながりやすくなります。
研修の増加も似ています。例えば、職場のパワーハラスメント防止措置は中小企業も対象となり、2022年4月から義務化されています5。研修そのものが悪いわけではありませんが、準備と記録の負担が増えると、管理職の作業が見えないところで膨らみます。
テンプレと承認フローを固定すると、管理の時間が減る
書類の削減は、書かないことではなく、書き方を揃えることから始まります。まずは、書類を増やしている原因が新しい要求なのか運用のばらつきなのかを分けます。後者が大きいなら、テンプレと承認フローの統一で、かなりの時間が戻ります。
例えば、変更理由の書き方を選択式にする、必須添付を決める、承認は二段階までにする。ここまで揃うと、資料の差し戻しが減り、会議の持ち帰りも減ります。
現場でよくある反発は、書類が増えるほど本業が進まない、というものです。そこで役立つのは、書類を減らすのではなく、確認の回数を減らす工夫です。テンプレに書き方の例を入れ、判断に迷う箇所を減らすと、承認側も判断が速くなり、結果として残業が減りやすくなります。
ここでの狙いは、誰が作っても同じ品質の書類になる状態です。紙のままでも効果は出ますが、後でITで自動化するなら、項目とフローを先に固めた方が失敗しにくくなります。
ITツールの自動化はどこから始める？ 1日1時間の余白を作る考え方
自動化がつまずきやすいのは、入力がバラバラなとき
手動の報告書を自動化して時間を削る話は魅力的です。実際、日報や不良報告の一部を自動入力に変え、毎日30分から1時間ほどの余白ができたという話は珍しくありません。
ただし現場でつまずきやすいのは、入力元のデータが揃っていないのに、帳票だけを作り替えるケースです。データの粒度が違う、品目コードが統一されていない、変更理由の表現が人によって違う。こうなると出力は整っても、結局は人が直し、自動化が二度手間になります。
もう1つの落とし穴は、証跡の扱いです。工程変更や是正の報告は、あとから根拠を問われることがあります。自動化の目的は、書類を薄くすることではなく、説明可能性を保ったまま作業時間を減らすことだと置くと、設計がぶれにくくなります。
小さく始めるなら、繰り返しが多い3つに絞る
いきなり全社の帳票を置き換えるより、繰り返しが多く、転記が多いところから手を付ける方が成功しやすいです。候補は次の3つです。
- 定型の是正報告で、数字を毎回同じ場所から拾っている部分
- 日次や週次の集計で、複数の表を貼り付けている部分
- 変更管理で、同じ情報を別書式に転記している部分
ポイントは、最初の1テーマで欲張らないことです。例えば是正報告なら、発生数やロット番号など自動で埋められる項目だけに絞り、原因分析や対策の文章は人が書く。ここまで割り切ると成果が見えやすくなります。
また、改善が定着するかどうかは、現場の締め作業が減るかで決まります。月末の集計や監査前の資料作りが楽になるなら、現場は次の改善にも乗りやすくなります。まず1つだけ選び、作業時間がどう変わったかを測ると、次の投資判断がしやすくなります。
明日からの対応策、36協定と現場の運用を一緒に直す
先に確認したいチェック項目
残業削減の掛け声だけでは、現場は動きません。猶予終了後の実務として、まず次を確認すると混乱が減ります。
- 月60時間超の残業が出る部署があるか、割増率と賃金規程が更新されているか14
- 法定外労働時間で集計できているか、所定外と混ざっていないか3
- 36協定の限度時間が、自社の労働時間制度と整合しているか4
- 特別条項を使う前提になっていないか、平均80時間と月100時間未満の条件を満たせる設計か32
チェックの結果、制度と数字が合っていないなら、まず勤怠集計のルールから直す方が早く進みます。36協定の数字を変える前に集計の定義を揃えないと、修正のたびに現場の説明が増えるからです。
人手不足でも動くための優先順位
人手不足の現場では、残業を減らすほど工程が詰まる不安が出ます。そのときは、残業を削る順番を価値の低い作業から決めるのが現実的です。
優先順位の基本は、①転記や二重入力の削減、②承認待ちの短縮、③判断が必要な仕事に人の時間を戻す、です。最後に残るのが、設備や工程そのものの改善です。
実行の順番で迷うなら、まず1週間で法定外の集計定義を固定し、次の1週間で36協定と賃金規程のズレを潰します。その上で、書類テンプレの統一を1テーマ、最後に自動化を1テーマだけ試す。こうすると、やることが多く見えても、現場にとっては段階的に負担が減っていきます。
今回扱った3つのルールは、残業コストの変化を押さえること、法定外で集計すること、書類を標準化して自動化につなげることです。働き方改革は、現場に負担を押し付ける取り組みではありません。法令の要求を満たしつつ、間接作業の無駄を減らす設計に変えると、管理職の疲弊が少しずつ減ります。小さな自動化でも最初の1つが動き始めると、次の改善に手が届くようになります。
出典・参考資料
中小企業でも2023年4月1日から月60時間を超える法定時間外労働に50%以上の割増賃金が必要である点や、月60時間の算定に法定休日労働が含まれない点などを解説している。厚生労働省（2023年） ↩
時間外労働の上限規制の概要を解説している。中小企業への適用時期（2020年4月）や上限数値、違反時の罰則の可能性などを示している。厚生労働省 ↩
時間外労働の上限規制の要点をまとめた解説資料。上限（原則45時間、特別条項の条件）に加え、法違反の判断は所定外ではなく法定外で行う点や、法定労働時間（1日8時間、週40時間）などの定義も説明している。厚生労働省（2019年） ↩
労働基準法第36条（時間外及び休日の労働）や第37条（時間外、休日及び深夜の割増賃金）、第119条（罰則）などの条文を掲載している。厚生労働省 ↩
職場におけるハラスメント防止に関する厚生労働省の案内ページ。中小企業に対するパワーハラスメント防止措置の義務化（2022年4月）に関するリーフレット等へ案内している。厚生労働省 ↩
執筆者：補助金フラッシュ 士業編集部
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